Trước khi sử dụng Microsoft Outlook phục vụ cho công việc của mình thì lúc đó chưa nhận ra được những ưu điểm của nó. Tuy vẫn biết nó sử dụng để nhận, đọc email như bình thường nhưng tại thời điểm đó không có ấn tượng gì về việc sử dụng nó.
Nếu bạn đã từng có quan điểm như vậy, hãy khám phá thêm tại bài viết này để xem sức mạnh thực sự của Microsoft Outlook và Outlook Express là gì?
1. Microsoft Outlook và Outlook Express là gì?
Microsoft Outlook và Outlook Express là ứng dụng được tích hợp sẵn trong Microsoft Office, ứng dụng hỗ trợ tải, đọc và trả lời email khi có kết nối mạng internet (Đọc và soạn thư thì không cần thiết mạng Internet). Bạn không cần phải truy cập vào internet để vào mail của mình mà có thể thực hiện nó ngay trên ứng dụng máy tính, tuy nhiên trước đó bạn cần phải cài đặt Microsoft Outlookd hoặc Outlook Express với hòm thư điện tử (Email) mà bạn muốn sử dụng.
2. Sự khác nhau giữa Microsoft Outlook và Outlook Express
Về cơ bản 2 cái này đều giống nhau vì đều là ứng dụng khách Email được tích hợp sẵn trong windows. Outlook Express là ứng dụng sử dụng đơn giản hơn, sử dụng thiên về cá nhân và tổ chức quản lý đơn giản. Còn đối với Microsoft Outlook là một ứng dụng theo cá nhân mình đánh giá là cao cấp hơn, chuyên nghiệp hơn vì cách thức quản lý, sắp xếp email rât chuyên nghiệp. Thêm vào đó, Microsoft Outlook còn cung cấp thêm các ứng dụng cho công việc (Task), Lịch (Calendar), Contact...
3. Lời khuyên:
a. Bạn chọn Outlook Express nếu
- Bạn chỉ cần chức năng nhóm tin và thư điện tử (cho các phiên bản của Windows mới hơn Microsoft Windows 95, phiên bản Windows cũ hơn Microsoft Windows 95, Macintosh và nền tảng UNIX).
- Bạn sử dụng hoặc định sử dụng Office 98 cho Macintosh và bạn muốn khai thác tính năng tích hợp của Outlook Express với phiên bản này của bộ Office.
b. Bạn chọn Microsoft Outlook nếu:
- Bạn cần chức năng nhóm thảo luận và e-mail dựa trên chuẩn Internet nâng cao.
- Bạn cần lịch cá nhân, lập kế hoạch nhóm, tác vụ và quản lý liên hệ được tích hợp.
- Bạn cần chức năng lập lịch và e-mail được tích hợp, ứng dụng khách nhiều nền tảng cho các phiên bản Windows mới hơn Microsoft Windows 95, các phiên bản Windows cũ hơn Microsoft Windows 95 và nền tảng Macintosh.
- Bạn sử dụng hoặc định sử dụng Office 97, Office 2000, Office XP hoặc cao hơn
- Bạn cần khả năng kết hợp, thời gian thiết kế và thời gian chạy được tích hợp.
4. Tại sao nên sử dụng Microsoft Outlook và Outlook Express ?
Có nhiều người cân nhắc việc đó là không cần thiết và cho rằng cứ phải liên quan đến cài đặt là phức tạp rồi trong khi đang sử dụng gmail, yahoo mail trên internet rất tốt. Trước kia mình cũng có suy nghĩ như vậy nhưng nếu bạn có 1 trong 2 nhu cầu bên dưới thì bạn nên sử dụng Outlook.
♦ Sử dụng nhiều tài khoản Email
Outlook cho phép bạn thêm nhiều tài khoản email vào cùng một ứng dụng Outlook, bạn vẫn có thể xem, trả lời hoặc soạn email bình thường.
♦ Email theo dạng dia-chi-mail@ten-mien.com (thaiduong@chuan.vn)
Trước khi sử dụng outlook mình có một tài khoản email là info@giaycaocapnam.com, khi đó mình sử dụng web mail để kiểm tra email hàng ngày, web mail mặc định của hosting thì có quá nhiều hạn chế, giao diện không thân thiện và không đáp ứng được nhu cầu sử dụng.
Một thời gian sau khi biết cách cài đặt email lên trên google (tức là đăng nhập vào gmail.com để kiểm tra mail) thì mình chuyển sang cái đó, các chức năng, giao diện giống như dùng tài khoản gmail vậy, thật tuyệt vời nhưng sau 1 tháng thì không sử dụng được nữa vì phải nộp phí vào.
Hiện nay, giải pháp giúp bạn giải quyết được vấn đề này tốt nhất chính là Microsoft Outlook và Outlook Express, nó cung cấp cho bạn một giao diện hoàn hảo, quản lý và trả lời email một cách chuyên nghiệp. Cùng một lúc có thể quản lý được nhiều email.
5. Cài đặt Microsoft Outlook và Outlook Express
a) Microsoft Outlook:
Bước 1:
- Khởi động chương trình: vào Start > Program > Microsoft Office > Microsoft Office Outlook
- Nhấp chuột vào Tool > Email account.
Trên màn hình xuất hiện hộp thoại và chọn như trong hình, sau đó chọn NEXT.
Bước 2: Tích hợp Pop3 như hình dưới ---> NEXT.
Bước 3: Cài đặt thông số
- Sau khi click NEXT ở bước trước sẽ xuất hiện một hộp thoại bạn điền theo dạng như sau:
Your name: Nguyen Van A, ...
E-mail address: abc@ten domain ví dụ: abc@chuan.vn
Incoming mail server (POP3): mail.chuan.vn
Outgoing mail server (SMTP): mail.chuan.vn
- Nhấp chuột vào "More setting" để xuất hiện hộp thoại mới, lựa chọn như hình bên dưới.
- Chọn Tab Advanced: Tích chọn như hình dưới.
Mục đích tại tab advanced này là để một bản copy email lưu trữ trên Server. Khi đó, bạn có thể chủ động truy cập từ máy tính khác, trên internet. ---> OK.
Bước 4: Nhấn "Finish" để kết thúc quá trình cài đặt.
b) Outlook Express 6
Các bước thực hiện ở mỗi ứng dụng là khác nhau nhưng bản chất không có gì khác biệt mấy, dưới đây là 7 bước thực hiện cài đặt Outlook Express 6.
Bước 1. Mở trình duyệt Outlook Express, trên thanh công cụ chọn: Tools > Accounts.
Bước 2. Trong Tab "Mail" chọn Add > Mail. Điền tên bạn trong phần: Display Name.
Bước 3. Click Next > Điền tên hộp thư điện tử của bạn vào Email Address (VD: abc@chuan.vn) > Next.
Bước 4. Trong trang E-mail Server Names: Chọn POP3 cho mục "My incoming mail server".
Bước 5. Điền mail.tên_miền (VD: mail.chuan.vn) vào mục: Incoming mail (POP3, IMAP or HTTP) server.
Bước 6. Trong phần Outgoing mail (SMTP) server: Điền mail.tên_miền (VD: mail.chuan.vn) > Next
Bước 7. Trong phần Account Name: Điền tên hộp thư điện tử của bạn
VD:( abc@chuan.vn) và điền password của hộp thư (Nhớ click chọn Remember password ) > Finish.
Như vậy là bạn hoàn thành cài đặt email trong Microsoft Outlook và Outlook Express.
Thiết lập sử dụng Microsoft Outlook và Outlook Express
Tạo chứ ký trong Outlook cho chuyên nghiệp
Thông thường khi sử dụng Email thường tạo chứ kỹ phía dưới mỗi nội dung email, nó tạo nên sự chuyên nghiệp và phong cách riêng của mình. Nếu là doanh nghiệp thì chứ kỹ riêng là một phần thông tin liên hệ để khách hàng dễ dàng liên hệ lại.
* Lưu ý :
♣ Nếu bạn dùng Microsoft Outlook:
B1. Mở Outlook > Chọn Tools > Options
B2. Chọn thẻ "Mail Format"
B3. Trong mục "Signatures" Click vào nút "Signatures..." > Chọn New
B4. Đặt tên cho chữ ký của bạn vào ô trống phía dưới "Enter a name for your new signature:"
B5. Sau đó tích vào ô "Start with a blank signature" > Next
B6. Tại trang Edit Signature: gõ nội dung bạn muốn hiển thị trong chữ ký của mình. Finish -> Ok để hoàn thành việc tạo chữ ký.
B7. Khi quay trở lại trang "Options".
- Chọn email cần hiển thị chữ ký trong mục "Select signatures for account"
- Chọn chữ ký cần hiển thị trong mục "Signature for new mesage" và "Signature for replies and forwards". > Apply > Ok.
♣ Nếu bạn dùng Outlook Express:
B1. Mở Outlook -> Chọn Tools -> Options
B2. Chọn thẻ "Signatures" -> New
B3. Click chọn vào tên chữ ký mới tạo, sau đó bấm vào "Rename": bạn có thể đổi tên chữ ký.
B4. Trong phần Edit Signature -> Text: gõ nội dung bạn muốn hiển thị trong chữ ký của mình.
B5. Để hiển thị chữ ký, bạn cần tích vào ô "Add signatures to all outgoing messages"
Tóm lại:
Microsoft Outlook và Outlook Express là ứng dụng khách Email rất phù hợp sử dụng để quản lý nhiều tài khoản Email và khoa học.
Ưu điểm lớn nhất của nó ở khía cạnh đọc, trả lời và soạn thư email tiện lợi cho các tài khoản email theo tên miền. VD: abc@chuan.vn...
Nếu bạn đang gặp vấn đề quản lý về email nên cân nhắc sử dụng Outlook ngay thôi.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét